Мы общаемся каждый день: пишем письма, проводим совещания, ходим на встречи,  создаем отчеты или презентации, обсуждаем вопросы с коллегами и список можно еще долго продолжать.

Можно потратить целый день на общение, а к концу дня понять, что продуктивность общения была… хорошо, если не нулевой 🙂 Так что если вы собираетесь написать письмо, провести встречу или конференц-звонок, подготовить доклад или презентацию, убедитесь, что коммуникация хорошо построена. Удостоверьтесь, что те, к кому вы обращаетесь, действительно получают то сообщение, которое вы хотели им донести.

Чтобы это проверить, есть 7 прекрасных характеристик хороших коммуникаций:

1. Ясность

Не стоит ходить вокруг да около, и рассказывать, что “когда шарик был тепленький и по нему бегали мамонты, тогда …” . Люди не должны читать или понимать “между строк”, все должно быть кратко и понятно. В одном предложении должно содержаться минимум идей, а еще лучше всего одна лаконичная мысль.

2. Краткость

Если вы что-то можете рассказать в трех предложениях, не стоит писать опус. Размусоливая тему то с одной стороны, то с другой, можно «потерять» собеседника, и ключевое сообщение просто утонет под количеством ненужной информации.

Это мне напомнило детские злоключения фразы «С точки зрения банальной эрудиции ваша компетенция в данной интерпретации не соответствует филологическим данным и не каждый здравомыслящий индивидуум в состоянии оценить весь субъективизм вашего мировосприятия». В то время как это можно сказать: «Вы так говорите, что не все вас понимают»

3. Конкретика

Если сообщение – конкретно, то собеседники получают четкую картину того, о чем идет речь. Различные данные (только не много 🙂 ), яркие факты и фокус на главном вопросе помогают удержать внимание и оставаться в русле обсуждения.

4. Точность

Никогда не будет лишним себя перепроверить.

У меня была ситуация, когда я в цейтноте дел писала письмо с подробной инструкцией подрядчику. Мало того, что я назвала его другим именем, так еще и в описании перепутала лево с право, а это было очень существенно для заказа. В общем как-то неудобненько получилось 🙂 да еще и деньги чуть не потеряла 🙁

И еще стоит помнить, с кем мы имеем дело. Если мы на своем профессиональном языке будем что-то рассказывать человеку из абсолютно другой профессии, шансов быстро найти точки соприкосновения будет очень мало.

5. Последовательность

Если вы ведете рассказ на какую-то тему, или даете ответ, то все повествование должно быть логичным, последовательным и соответствовать теме. Сильно уклонившись от первоначальной темы, можно ввести собеседника в заблуждение, а иногда и в отчаянье.

Если же говорить о письмах, то мое субъективное мнение, что каждое письмо должно иметь свою центральную тему. У меня бывали ситуации, когда задаешь три вопроса на разные темы,  и получаешь ответ только на один вопрос, на который собеседнику, например, было приятнее всего отвечать. И какие претензии к нему? Ведь на письмо то он ответил. Поэтому в какой-то момент пришло понимание того, что зачастую не стоит смешивать все в кучу.

6. Исчерпываемость

Любая мысль, которую хочется донести, должна быть логически завершенной. Стоит задуматься: «Все ли я рассказала, что планировала? Не остались ли у людей открытыми вопросы? Все ли факты приведены?». Очень важно, чтобы у людей после общения не оставалось впечатление, что вроде что-то живо обсуждали, а что со всем этим дальше делать не понятно.

Самый простой пример: «Напоминаю, что завтра мы встречаемся» и «Напоминаю, что завтра 10.03.11 в 14:00 мы встречаемся на втором этаже в комнате для переговоров. Тема обсуждения – планирование проекта реструктуризации». Разницу чувствуете?

7. Вежливость

Волшебные слова никто не отменял. «Спасибо» и «пожалуйста» могут сделать гораздо больше, чем многие другие слова. В общении нет места для скрытой агрессии и оскорбительного тона. Доброжелательность очень важна.  Говорите и пишите так, как вы обычно это делаете. Забудьте про накрахмаленную  формальность и официальность.

А вообще три золотых правила общения таковы:

ЗНАТЬ

1.      Что сказать

2.      Что не сказать

3.      Когда закончить

На этом и заканчиваю 🙂