Казалось, не так давно я уже писал о ретроспективах и все-таки тема настолько обширна, что одной статьей ее не раскроешь. 🙂 Более того, команда с которой я работаю, распределена между двумя странами и «традиционные» подходы к ретроспективам не всегда работают, как ожидается. Отсутствие возможности общаться каждый день, делает ретроспективу еще более нужным инструментом для развития команды и создания действительно командного взаимодействия. А вот то, как проводится ретроспектива «на расстоянии» может в итоге лишь усугубить ситуацию. Так что — вот несколько практических советов всем, кто сталкивается с похожей ситуацией.

Один из первых советов – это хотя бы раз в год (а лучше в 3-6 месяцев) встречаться всем вместе, лицом к лицу. Да, знаю, кто-то скажет, мол «дорого». С другой стороны, начинать распределенный проект, без запланированных поездок и бюджета на них – это, по крайней мере, странно. Эти пусть даже два дня проведенных вместе, дадут команде положительный заряд и помогут держать общее направление в ходе каждодневной работы.
Варианты всегда можно найти. Например, если у вас на одной стороне только Владелец Продукта (и может еще один бизнес-аналитик или дизайнер), то тогда одному человеку проще приехать ко всей команде. Если же по разные стороны находится примерно равное количество людей, то тут можно менять место проведения или опять же посчитать, что выгоднее.

Следующий совет – проводите регулярные ретроспективы, даже если вы находитесь удаленно. Несмотря на то, что динамика будет не такая как у личных встреч, их отсутствие так же губительно, как и для команд сидящих вместе.

Конечно, когда вы находитесь в разных офисах (городах, странах, континентах) вам понадобиться больше инструментов, чтобы провести эффективную ретроспективу. Более того, нужно помнить, что в силу распределенности, вы не сможете увидеть эмоции и невербальные знаки, которые зачастую тоже помогают понять позицию коллег.

Исходя из всего сказанного, у меня получился вот такой вот рейтинг способов проведения.

Подход

Эффективность

Помощь от инструментов

Звонок-конференция голосом
(телефон или Skype и другие без использования камеры)
Низкая(и чем больше сторон участвует в «конференции», тем меньше эффективность) участники не успевают отслеживать разговор и обновлять данные – инструмент используется как статическая информация и заметки после встречи
Видеоконференция
(Skype и другие с подключенной камерой)
Средняя
(одни только устные высказывания не всегда помогают понять суть проблемы. Большой риск повторений одинаковых идей, а долгие объяснения одного из участников могут усыпить других, в итоге общая динамика падает – т.е. эффект визуального присутствия сводится на нет)
возможно, поможет то, что люди будут видеть, как их слова записываются. Хотя часто нет одновременной возможности всем видеть инструмент. Или, даже если есть возможность пользоваться, то сложно отслеживать одновременные изменения и лица других участников
Видеоконференция с использованием распределенного рабочего стола или других информационных радиаторов Высокая
(Существует возможность вовлечь почти всех участников и визуально отражать уже высказанные мысли, чтобы избежать повторений и долгих рассказов)
Тут уже любой инструмент помогает всем почувствовать присутствие и вовлеченность. И если инструмент оптимизирован под формат встречи, то он может помочь полностью сгладить эффект распределенности команды

Совет третийне пытайтесь проводить онлайн конференцию, к которой одновременно подключатся все участники. В этом случае, каждый сидит в «своем мирке» и ведущему встречу практически нереально ее координировать. Вместо этого я рекомендую собирать участников на каждой из сторон, вокруг одного коммуникационного устройства.

Совет четвертый – если у вас большой сдвиг по времени, то проводите ретроспективу-ретроспектив. Т.е. каждая сторона проводит свою встречу, и потом лидеры или представители команд (групп) обмениваются информацией о том, что было хорошо, что можно улучшить и какие шаги предпримут остальные. В крайнем случае, можно провести отдельную тематическую встречу по согласованию деталей конкретных шагов.

Кстати, такой же подход может работать, если у вас большое количество участников проекта (т.е. больше одной команды на проекте/продукте). В любом случае, пробуйте сделать лучшее из того, что вы можете.

Ну и поскольку вопрос о том, какие именно инструменты использовать, является самым задаваемым на любой конференции или любом из наших вебинаров, то я нашел у моего зарубежного коллеги небольшую подборку программ, которые стоит попробовать 😀

IdeaBoardz (http://www.ideaboardz.com/)

Инструмент специально для ретроспектив. Представляет собой онлайн доску с колонками, которые вы определяете заранее. После этого в каждую колонку можно добавить карточку с текстом. А по окончании ретроспективы сохранить все в PDF документ. Как всегда, простота залог успеха.

LinoIt (http://en.linoit.com/)

Онлайн стикеры, которые можно использовать по любому поводу, в том числе и на ретроспективах. Создается полное ощущение доски, на которой участники могут записывать и группировать идеи.

MindMeister (http://www.mindmeister.com/)

Это уже специализированный инструмент, предназначенный для построения «карт памяти» (mind map) и тоже может быть использован при коллективных обсуждениях. Хотя, конечно, сначала необходимо познакомить всю команду с подходом и договориться об однозначном понимании.

А какие инструменты для распределенных ретроспектив используете вы? Поделитесь опытом…

Ретроспективы для распределенных команд
  • Chirag Doshi

    Hi Tim,

    Thanks for mentioning our app in your blog post. We recently deployed a new release of IdeaBoardz.com http://post.ly/mirf

    Hope you like it.

    Chirag