Последние несколько месяцев я сотрудничаю с одной компанией, помогая им реализовывать несколько проектов. Работая с ними удаленно, раз в неделю мы обязательно встречаемся лично, чтобы обсудить текущие проекты и наметить следующие шаги. На таких встречах присутствуют разные представители бизнеса, и количество участников колеблется от 4 до 6. Эти встречи длятся достаточно долго, мы обсуждаем несколько проектов, и все участники принимают активное участие в дискуссии.

Понятно, что после таких встреч блокнот пестрит идеями, задачами и мыслями, их очень много, и надо как-то все структурировать. Когда нет модератора или секретаря совещания  – очень важно, чтобы ничего из того, что обсудили, не пропало. Собственно поэтому у меня появилось желание поделиться своими идеями и опытом насчет того, как же делать такие совещания максимально продуктивными и ничего не упустить.

Перед встречей

Собрание – это не поход в кино, куда вы можете прийти, не зная о чем фильм. К собранию нужно подготовиться. Я обязательно набрасываю список проектов и вопросы по каждому проекту, которые обязательно нужно обсудить. Кстати, то же самое делают и мои коллеги.

Что делать в ходе совещания?

1. Первое, что мы делаем, это смотрим на свои списки, решаем, какой проект самый приоритетный и начинаем обсуждение с него. Бывает и так, что на последний проект времени не остается, но в этом нет ничего страшного, так как приоритетные проекты обсуждены.

2. Обсуждая любой проект, каждый делает себе пометки в удобном для него стиле, чтобы не забыть, что именно он пообещал сделать другим участникам встречи.

Тут есть один интересный момент, дело в том, что когда вы что-то записываете, естественно остальные продолжают или начинают обсуждать уже что-то другое. Человек не в состоянии одновременно что-то писать и полноценно  воспринимать разговор. Если вы долго пишете – вы быстро выключаетесь из беседы и можете пропустить что-то важное для вас. Поэтому я рекомендую использовать свои условные обозначения, которые помогут быстро восстановить картину собрания.

Например:

! – важный вопрос, ? – не до конца понятно, надо уточнить, * – нужно детализировать, ( ) – делает другой конкретный человек, Я – полностью моя задача

Недавно у меня родилась идея применить специальную систему ведения конспектов для заметок совещаний. Первоначально эту систему разработал для студентов Вальтер Паук в Корнельском университете. Она эффективна, когда вам нужно делать много заметок, а потом вспомнить всю информацию. И кстати это так и есть, я сейчас получаю второе высшее образование, и конспекты веду по этой системе – очень удобно.

Страничку для заметок делим на три части:

1. Собственно сами заметки
2. Место для пометок, ключевых моментов, вопросов и т.п.
3. Резюме всего

Вот как это выглядит

Если вы хотите попробовать – этот инструмент, возьмите этот документ  – Cornell notes и попробуйте применить на ближайшем совещании.

После совещания

В течение суток нужно вернуться к своим заметкам и сформировать из них полноценный список задач. Если сделать это позже, восстановить по заметкам всю картину встречи будет сложно.

И да, самое главное – это таки сделать все то, что вы нагенерировали, напланировали и пообещали коллегам 🙂