Меня часто спрашивают про инструменты тайм-менеджмента в целом, и про инструменты, которыми пользуюсь именно я.

Чтобы ответить на эти вопросы, предлагаю сначала разобраться, что такое «инструменты» тайм менеджмента. Прочитав много книг и статей по теме управления временем, хочу сказать, что у авторов сильные разночтения на этот счет. Не хочется влезать в дебри научных изысканий, поэтому предлагаю пойти по простому пути. Мне кажется, и я надеюсь, многие со мной согласятся, что планирование, расставление приоритетов, избегание поглотителей времени, самомотивация и т.п. – это все-таки методы (или методики) управления временем.

Инструменты же помогают нам воспользоваться тем или иным методом.  Однако это не панацея.  Как в случае, когда вы можете купить многофункциональный дорогущий перфоратор, но картина, которую жена просила еще 2 года назад повесить, так и будет пылиться в кладовке. Так и с инструментами тайм-менеджмента. Вы можете выбрать самую лучшую и удобную программу, вы можете знать, как синхронизировать ваш почтовый клиент с телефоном, вы можете купить самый красивый и удобный ежедневник, но эти предметы и знания так и останутся просто знаниями. Если вы их не применяете, в итоге они окажутся абсолютно бесполезными. Нужен целостный подход: изначально для себя решить, что нужно достичь (т.е. поставить цели), и каким образом  это можно сделать (планирование и приоритеты). А инструментом уже может быть что угодно.

На сегодняшний день неимоверное количество инструментов: это и доски задач, и ежедневники, и планинги, и Outlook, и тот же Gmail с календарем можно использовать как инструмент, про отдельные программы даже писать не берусь, просто потому — что их очень много, и чаще всего они платные. В интернете можно найти большое количество обзоров этих программ. Из того, что мне понравилось, это Remember the Milk. Скажу честно, что в разное время я пользовалась разными инструментами, разным программным обеспечением. Все зависело от того, какие задачи я решала, или какие проекты реализовывала.

Все инструменты – это мои помощники, которые призваны облегчить мою жизнь, но ни в коем случае не усложнить. Сегодня я полноценно использую  три инструмента:

1. Доска. Она висит в видимой части комнаты и разделена пополам. В первой половине висят все идеи, проекты, которые хотелось бы сделать в ближайшем будущем. Они ранжированы согласно приоритетам. Все идеи, которые появляются, обязательно находят свое место там. Вторая половина доски – разделена еще на три колонки: «запланировано», «в работе», «сделано».

Каждую неделю из первой половины доски проекты-задачи на неделю переезжают в раздел «Запланировано». То, что беру в работу сегодня, переезжает в колонку «в работе». В идеале, к концу недели все из первой колонки «Запланировано» должно переехать в третью колонку «сделано». Это очень удобный для меня инструмент. Поскольку многие проекты я делаю не одна, то, как инструмент совместного тайм-менеджмента, – такая доска вообще незаменимая вещь. Все наглядно, все видно, все прозрачно, ни одна идея не потеряется, не забудется, и будет реализована.

2. Планинг. Многие используют ежедневники, мне больше подошел планинг, так как в нем видна вся неделя и все задачи на неделю. Логичным может быть вопрос, зачем мне планинг, если есть доска. Как я уже говорила, доска – для совместного пользования, а планинг — лично мой. В нем я детализирую для себя все задачи, плюс все звонки, встречи вносятся туда же, кроме того личные дела тоже вношу в свой планинг. Я пользовалась разными ежедневниками, но три года назад начала пользоваться планингами, и нашла их для себя очень удобными.

3. Календарь-компакт. Когда много мероприятий: вебинары, тренинги, участие в конференциях – к ним ко всем нужно готовиться, и нельзя допустить, чтобы в одну неделю были каждый день какие-то мероприятия, иначе качество начнет страдать. Поэтому все должно быть равномерно. Для этого я использую календарь- компакт, он висит посередине доски, и хорошо видно, когда и что уже запланировано, и на какую неделю уже нельзя брать мероприятия, либо нужно от чего-то отказаться в пользу другого мероприятия.

57

Эти три инструмента я использую постоянно. Все другие по мере надобности. Это подходит мне, но это может абсолютно не подойти кому-то другому. Если у вас есть ваш инструмент, и он для вас работает, помогает, и вы чувствуете, что что-то новое только усложнит вашу жизнь, то не стоит этого делать. Если же вы чувствуете, что ваш инструмент вам не помогает, вам сложно, то ищите свой инструмент, главное чтобы он был простым, и облегчил вашу жизнь 🙂 Удачи!

Об инструментах тайм-менеджмента
  • Александр Крючков

    Полностью согласен, что методы намного важнее, чем инструменты.
    Я вот раньше использовал Эксель, сейчас — Google Spreadsheets (он удобней тем, что доступен отовсюду).

    Большое достоинство такого инструмента — в его гибкости. Документ можно разметить именно так, как удобно тебе, не нужно подстраиваться под ограничения программы.
    Существенный недостаток — отсутствие функции напоминания о предстоящих событиях. В случаях, если нужно жестко запланировать время и не забыть про событие, использую Яндекс-календарь.

    Пока этих двух инструментов хватает. Жаль только, что не нашел средства, объединяющего их достоинства 🙂

    • По поводу календаря…

      Я пользуюсь Google Calendar для планирования встреч и задач. Недавно нашел Google Calendar Sync — он позволяет синхронизировать задачи с Outlook, ну а там уже и на телефон можно синхронизировать — все уведомления будут поступать вовремя 🙂

      • Nazarii Omelianovych

        Тимофей, сегодня открыл Ваш блог через блог лекций 20 на 20 (забыл как называеться). Первое специализированное место про т-менеджмент и организацию, где всё по-человечески, а не на уровне космматерий. Очень поразили 26 приемов. Можно по подробнее про Ваш комментарий? Конкретнее: использую андроид телефон 2.3 и гугл календарь и почту в веб-интерфейсе. Как всё «синхронизировать» и сделать напоминания? Спасибо за бложек.

        • Назарий, тот комментарий был 4 года назад. С тех пор все изменилось и упростилось 🙂

          Действительно, телефон с Android (и не только) позволяет подтянуть Google Calendar сразу и там уже само все синхронизируется.

          Дальше, уже лишь вопрос того, где вы ведете список дел. Я лично использую Evernote.

          • Nazarii Omelianovych

            Извините за неумный вопрос, но: а как сделать напоминания и на ПК, и на Андроид?

          • В моем случае, я использую сервис Google Calendar.
            Он подключается и на Андроид телефоне и на ПК (веб-страница), а уже программа или страница сами делают напоминания о событиях.

            В телефоне вы можете подключить сразу несколько Google аккаунтов — и личный и рабочий и т.п.
            В каждом акаунте выбираете нужные календари, которые показывать в телефоне. Все видимые календари будут показывать напоминания.

            Возможно, есть другие сервисы типа Google Calendar, которые могут дать похожий результат — один календарь на всех устройствах.

  • Александр Крючков

    Полностью согласен, что методы намного важнее, чем инструменты.
    Я вот раньше использовал Эксель, сейчас — Google Spreadsheets (он удобней тем, что доступен отовсюду).

    Большое достоинство такого инструмента — в его гибкости. Документ можно разметить именно так, как удобно тебе, не нужно подстраиваться под ограничения программы.
    Существенный недостаток — отсутствие функции напоминания о предстоящих событиях. В случаях, если нужно жестко запланировать время и не забыть про событие, использую Яндекс-календарь.

    Пока этих двух инструментов хватает. Жаль только, что не нашел средства, объединяющего их достоинства 🙂

    • Тимофей Евграшин

      По поводу календаря…

      Я пользуюсь Google Calendar для планирования встреч и задач. Недавно нашел Google Calendar Sync — он позволяет синхронизировать задачи с Outlook, ну а там уже и на телефон можно синхронизировать — все уведомления будут поступать вовремя 🙂

  • Tatyana

    Тоже пользуюсь планингом — понедельным расписанием. Очень удобно!