Вспомните свой обычный рабочий день. Вы распланировали свой день, и с чувством удовлетворения начали выполнять свой список задач. Но не прошло и часа, как к вам зашел коллега и попросил помочь с решением его проблемы, или руководитель поставил срочную задачу, или заказчик попросил немедленно прислать какой-то отчет. Как часто у вас бывают такие ситуации? Если не часто, то вы просто счастливчик 🙂 В другом случае, чтобы не сойти с ума от груза срочных и важных задач, очень важно уметь расставлять приоритеты.

Кстати, очень часто сам тайм менеджмент (или управление временем) рассматривают как науку, в основе которой лежит умение правильно расставить приоритеты для задач. Поставив цели и составив список задач, можно приступать к определению приоритетов.
На сегодняшний день существует множество методов расстановки приоритетов. Приведу самые известные из них:
  1. A-B-C- метод. Суть этого метода в том, что А — это самые важные и срочные задачи, В-это важные несрочные, а С — это неважные несрочные задачи.
  2. Метод Эйзенхауэра — более расширенный, чем первый метод. Согласно этому методу все задачи имеют 2 критерия: важная/неважная и срочная/несрочная. Согласно комбинации этих критериев задачи должны либо выполняться немедленно, либо делегироваться, либо не выполнятся вообще.
  3. Принцип Парето, согласно которому 80% задач можно выполнить за 20% времени.
  4. POSEC -метод (от англ. Prioritize by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing). Расстановка приоритетов через систематизацию, рационализацию, экономию и содействие.
А также много других методов.
Методы все разные их можно применять или не применять, комбинировать или не комбинировать, но для того, чтобы упорядочить свой день, приоритеты расставлять приходится.
Будучи сторонником идеи «от сложного к простому», предлагаю, во-первых, все свои задачи разбивать на максимальное количество более мелких подзадач, а во-вторых, если у вас нет желания использовать методы указанные выше, то просто расставлять приоритеты 1, 2, 3… либо отмечать/писать разными цветами задачи с разными приоритетами.
Так что же делать в ситуации, когда кажется, что все важно, все срочно?
  • У вас должны быть личные критерии, которые как минимум должны соответствовать вашим целям. Чем опытнее менеджер, тем больше критериев принимает участие в принятии решения.
  • Вы должны постоянно определять приоритеты с точки зрения правильного использования вашего времени. Ваши приоритеты могут в дальнейшем меняться в зависимости от количества времени, которое вы решили затратить на исполнение того или иного задания.
  • Научитесь говорить «Нет» навязанным делам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям и принципам. Поверьте, что лучше отказаться, что-либо выполнить, чем сказать «Да» такому неприятному для вас делу и откладывать его постоянно в долгий ящик (а вы будете это делать), в то время как другие люди будут ждать его выполнения, и доверие коллег к вам будет падать.
Задать приоритет