meetingКогда я пришла простым менеджером в отдел рекламы, я наблюдала, как раз в неделю вся администрация компании собирается на совещания. Мне казалось, что там происходит нечто безумно интересное и просто захватывающее, там решаются судьбы людей и компании. Когда же я сама в составе администрации начала посещать эти собрания, меня ожидало горькое разочарование. Скажу честно, что мне довелось побывать в своей жизни лишь на небольшом количестве совещаний, которые можно было бы назвать полезными.

Какие же ошибки совершают при проведении совещаний?

Ошибка №1.

Многие руководители превращают собрания в обмен сплетнями, которые к текущим проектам практически не имеют отношения. Да, не спорю, иногда важно знать, что происходит вокруг, как работают конкуренты и т.п. Но почему бы для этого не выделить – отдельное собрание, что-то вроде «политинформации» 🙂  Во-первых, все участники будут знать, чего ожидать от этого собрания, во-вторых, в какой-то момент это заставит некоторых «выглянуть из своего окопа», чтобы поискать самостоятельно информацию для такого собрания, и в-третьих, тот кому это неинтересно, может не посещать такие совещания, и не будет тратить свое время.

Ошибка №2

Очень часто компании цепляются за протоколы, повестки дня и правила. Этими вещами они прикрывают плохие совещания. Нужно признать, что причиной плохих совещаний служат отношения и позиции участников собрания. В таких ситуациях желательно пересмотреть свое отношение к совещаниям. Не стоит делать одно огромное совещание и пытать решить в течение него все проблемы человечества.

В книге Патрика Ленсиони «Смерть от совещаний», которую рекомендую прочесть, говорится, что для того, чтобы успешно достигать различных целей и задач, необходимо выработать 4 разных типа совещаний:

  1. Ежедневные пятиминутки (Вот вам и Daily Scrum:-))
  2. Еженедельная тактика
  3. Ежемесячная стратегия
  4. Ежеквартальные выездные совещания

Ошибка №3

Собрания проводятся нерегулярно, и часто назначаются внезапно. Это первый путь к хаосу и стрессу. Когда собрания проводятся нерегулярно — никто к ним не готовится, обсуждаются вопросы из серии «о чем вспомнил, о том скажу». Внезапные совещания зачастую у людей вызывают лишние разговоры, беспокойство, а иногда даже и страх.

Ошибка №4

Чем обычно заканчиваются собрания? Все обсудили, поговорили, и с чувством выполненного долга разошлись. А что делать дальше – никому уже не важно. Все участники собрания знают, что нечто сделать нужно, но они очень надеются, что это не является их личной обязанностью. А ведь люди должны покидать совещание с чувством полной ясности. И как раз собрание должно помогать избавиться от чувства неопределенности. Дэвид Аллен в своей книжке «Getting Things Done» в случае с совещаниями, советует при обсуждении любого проекта задавать вопрос «Так каков следующий шаг?», более того Д.Аллен советует этим вопросом завершать любое обсуждение. И тут опять вспоминается Daily Scrum и третий вопрос «что я собираюсь делать до следующей встречи?». Просто гениально!

На самом деле ошибок много, но эти самые основные 🙂 Если совещания проводить продуктивно, то они помогут хорошо сэкономить время. Отпадает необходимость пересматривать одни и те же вопросы снова и снова, и люди не тратят время на одно и то же, и быстрее переходят к следующему делу.

Чтобы подвести итог, предлагаю 7 основных правил полезного собрания, о которых лучше договориться в начале и придерживаться в ходе совещания:

1. У каждого совещания должна быть цель, и о ней должны знать все участники.

2. Начинайте и заканчивайте собрания всегда вовремя.

3. Проводите собрания без телефонов и других внешних раздражителей

4. Не критикуйте коллег, говорите по существу проблемы

5. Обязательства, которые берет на себя человек, должны выполняться

6. Все участники собрания должны быть подготовлены

7. Результатом совещания должен быть список первоочередных шагов, а не список того, что обсудили.

Приятных вам совещаний!

Совещания без разочарований
Tagged on: